At lave en tidsplan (også selvom det kun er til personlige formål) er en vigtig aktivitet for frivillige/tilkaldebrandmænd. Engagementet i tjenesten kræver nogle gange, at brandmændene er til stede ved en hændelse så hurtigt som muligt, og planlægning er grundlæggende for at opnå dette. I dagens hektiske liv kan rådighedsplaner ikke hugges i sten. Den skal være fleksibel.
Man ved nemlig aldrig, hvornår man kommer for sent på arbejde, skal ud af byen en dag eller får et motorstop, som gør, at man ikke kan svare i et par timer.
Men prioritet 1 bør stadig være at sikre, at brandstationen er klar til at rykke ud i nødsituationer. For at kunne gøre det er stationslederne afhængige af forskellige metoder - fra at planlægge faste vagter til blot at tilkalde alle - og i værste fald opdager de, at de ikke har et fuldt mandskab og er nødt til at tilkalde hjælp fra en nabostation.
FireServiceRota har hjulpet frivillige brandmænd med at løse dette problem i de sidste 10 år. Vores motto er: På vagt, når det er nødvendigt, fri, når det er muligt. Dette opnås ved at give brandmændene fleksibilitet til at planlægge deres egen tilgængelighed, samtidig med at det sikres, at stationen altid har nok mandskab til rådighed. I resten af denne artikel vil vi gennemgå trinnene til at oprette din egen vagtplan. Vi viser dig, hvor nemt det er at holde din tilgængelighed opdateret hele tiden, så du og dine holdkammerater ved præcis, hvem de kan regne med, hvornår det er sikkert at holde fri, og hvornår de skal stå til rådighed for at undgå underbemanding.
Almindelig og ekstraordinær planlægning
Med FireServiceRota bestemmes din tilgængelighed af to forskellige vagtplaner: din standardvagtplan og din undtagelsesvagtplan. Din standardturnus er din "traditionelle" turnus, hvor du kan angive din tilgængelighed i en normal uge. Du kan også vælge en periode på flere uger. Det er nyttigt, hvis du har flere ugers vagter på dit arbejde. Du skal kun sætte den op én gang (og kun ændre den, når du har brug for det); den vil gentage sig selv med jævne mellemrum og automatisk, uden at du behøver at gøre noget. Undtagelsesvagtplanen indeholder engangsundtagelser fra din standardvagtplan. Du kan f.eks. bruge den til at angive dit fravær under ferie eller sygdom, eller når du ønsker at tage vagter på tidspunkter, hvor du normalt ikke er til rådighed eller omvendt.
Opsætning af din standardturnus
Når du logger ind første gang, bliver du bedt om at oprette din standardturnus. Det gør du ved at trække musen hen over kalenderen for at skabe grønne perioder, som angiver de intervaller, hvor du er tilgængelig. Ved at klikke på dagsnavnene kan du udfylde hele dagen på én gang.
Du kan også lave din vagtplan til flere uger ved at klikke på "+"-knappen over kalenderen. Med pilene kan du gå til næste og forrige uge. Derefter skal du markere en uge som den aktuelle uge ved at klikke på knappen "Marker denne uge som den aktuelle uge", og så er du klar.
Slap nu af: Du kan holde op med at bekymre dig om at styre din tilgængelighed. Standardvagtplanen gentages automatisk, og du behøver ikke bruge FireServiceRota , medmindre noget ændrer sig.
Registrering af undtagelser
Hvis du har "usædvanlige" job-, familie- eller personlige forpligtelser, kan du redigere din undtagelsesplan via computer, smartphone, (smart)pager eller sms. Den enkleste måde at oprette en undtagelse til din standardplan er at bruge widgeten på dashboardet:
Du kan udvide widgetten ved at klikke på pilen for at få en mere detaljeret styring af din undtagelse:
Du skal bare indtaste dagen og tidspunktet for din undtagelse og klikke på knapperne On Call eller Off Duty. For mere komplekse eller flere ændringer skal du gå til fanen Rota i menuen og klikke på indstillingen Change Availability. Derefter skal du blot trække musen hen over et tomt sted for at oprette en ny undtagelse. Et enkelt klik på en eksisterende undtagelse ændrer sig fra tilgængelig (grøn) til ikke tilgængelig (hvid) eller omvendt.
I baggrunden, i lysegrønt, kan du se standardturnus, som gentages med jævne mellemrum. Gule/orange/røde advarselsstatusser vises i margenen for hver dag. I den forrige artikel talte vi om de farvekodede advarsler, så ved at se på farven kan du afgøre, om det er sikkert at tage fri, eller hvornår der er overhængende underbemanding (rød). Du kan også ændre din tilgængelighed på farten på din smartphone eller tablet ved hjælp af appen, og det er så enkelt som at trykke på en knap. Systemet vil informere dig, hvis du bringer stationens beredskab i fare ved at tage fri.
Du kan også ændre din undtagelsesplan via sms ved at sende en sms til et særligt nummer. Hvis du f.eks. vil have fri i de næste 4 timer, skal du sende følgende besked: OFF 4. Hvis du vil på vagt fra 10-12, skal du sende on 10-12.
Du genkendes på dit mobiltelefonnummer, som skal være registreret på din brugerprofil. Efter et par sekunder modtager du en besked med en bekræftelse på, at din ændring er blevet behandlet korrekt. Som du kan se, er det enkelt og effektivt at planlægge din tilgængelighed i FireServiceRota . Det bør være (og er!) nemt og hurtigt at opdatere din tidsplan, så alle besætningsmedlemmer ved præcis, hvem de kan regne med, før personsøgeren går i gang (men vi har også sørget for, at du er dækket ind, når den gør).
Fleksibel planlægning af tilgængelighed kan hjælpe dig og din station med at holde trit med det moderne liv og samtidig sikre rettidig opmærksomhed på det samfund, du betjener. Du kan anmode om en demo og selv opleve, hvordan FireServiceRota kan gavne din station.
