At opnå effektivitet i brugen af ressourcer er blevet et vigtigt mål for brand- og redningstjenester. Hos Shropshire Fire and Rescue Service fik behovet for at øge effektiviteten dem til at tage det næste skridt inden for ressourcestyring. Efter at have indgået et samarbejde med FireServiceRota var Shropshire i stand til at forbedre servicekvaliteten, beskytte brandmændenes job og spare over 400.000 pund i processen.
I mange år fulgte Shropshire FRS en fast 2-2-4-vagtplan for deres heltidsansatte. Brandmændene arbejdede to dage, to nætter og fik derefter fire dage til at komme sig over nattevagten og tilbringe tid med familien. Selv om dette system er effektivt til at sikre fuld personaletilgængelighed på alle tidspunkter, falder det ofte i den fælde at forårsage overbemanding, da det normalt skal indbygge en buffer for at kompensere for årlig ferie, uddannelse, sygdom og andre former for uplanlagt fravær for at planlægge vagter. Overbemanding medfører unødigt overarbejde. Derfor opnår man primært effektivitetsgevinster ved at planlægge vagter, der ligger over det optimale bemandingsniveau, og omfordele dem, når der er behov for det.
Vitalte med Sally Edwards, IT Manager for Shropshire Fire and Rescue, som forklarede den udfordring, de stod over for: "Vi ønskede at gennemføre ændringer for at øge effektiviteten og opnå besparelser. Så vi forsøgte at administrere (det nye fleksible vagtsystem) ved hjælp af et regneark.Det var der, vi begyndte at mærke smerten."Regnearket kunne simpelthen ikke håndtere kompleksiteten i at administrere hver brandmands dynamiske personlige tidsplan og sikre korrekt bemanding til enhver tid, men det beviste princippet om at optimere bemandingsniveauet. Edwards begyndte at lede efter et elektronisk system, som kunne understøtte de ændringer, der blev gennemført i Shropshire, på en effektiv og fleksibel måde.
Evaluering af alternativer
Der findes mange vagtplanlægningspakker på markedet, men ikke alle har erfaring med at arbejde med brandvæsenet. Shropshire Fire and Rescue Service var på udkig efter en løsning, der fleksibelt kunne understøtte de anvendte vagtmønstre. Det var vigtigt, at deres softwareleverandør var i stand til at opfylde disse forventninger og forstod årsagerne bag de specifikke krav. Shropshire FRS stødte på FireServiceRota , da de evaluerede software, der var specielt designet til brandmænd, og de blev straks tiltrukket af løsningens fleksibilitet og potentiale.
FireServiceRota blev oprindeligt udviklet for at sikre beredskabet hos de tilbageholdte brandvæsener og samtidig forbedre balancen mellem arbejde og privatliv for brandmændene. Edwards blev dog fascineret af virksomhedens potentiale og sørgede for alle de nødvendige arrangementer for at se systemet i aktion. Et udvalg af repræsentanter fra Shropshire FRS besøgte Holland, FireServiceRota hjemland, for at mødes med eksisterende kunder og finde ud af, hvordan de brugte FireServiceRota. Det hjalp dem med at identificere de forskelle, der skulle udbedres for at gøre systemet brugbart for de heltidsansatte brandmænd i Shropshire.
Den agile metode
Efter at have diskuteret mindre ændringer til systemet gik FireServiceRota og Shropshire sammen om at udvikle de specifikke krav ved hjælp af den agile metode. Den agile metode består af en række korte sprints med fleksibel, adaptiv planlægning, løbende test og forbedringer samt tidlig levering af nye funktioner. Ved afslutningen af hvert 2-ugers sprint kunne brugerne se og bruge ny funktionalitet til bedre at understøtte deres processer og præcist identificere fokus for næste sprint.
"Fra hvor vi var, var det perfekt." Sally Edwards kommenterede: "Det gav os mulighed for at arbejde sammen og skabe et sundt forhold til [FireServiceRota]. Når vi bad om noget, var de i stand til at sætte spørgsmålstegn ved det og sikre sig, at det var den vej, vi ønskede at gå. FireServiceRota lyttede virkelig til lederne i modsætning til at være i et softwaremiljø. Vi var faktisk i stand til at skræddersy det helt specifikt til det, vi havde brug for."
Resultater
Samarbejdet med FireServiceRota viste sig at være den rigtige beslutning for Shropshire FRS. Brandvæsenet var i stand til at opnå det, de ønskede i første omgang: at skabe et unikt vagtplansystem, der kunne hjælpe dem med at øge effektiviteten. De ændringer, som FireServiceRota understøtter, har gjort det muligt for Shropshire at opnå omkostningsbesparelser på over 400.000 pund. Vigtigst af alt er det, at ingen job er gået tabt, og at al den frigjorte kapacitet er blevet omfordelt til forbedring af servicekvaliteten. Ved at evaluere og rapportere om brandstationernes præstationer er brandmyndighederne nu i stand til at træffe mere informerede beslutninger for at forbedre servicekvaliteten.
FireServiceRota har også hjulpet Shropshire med at forbedre serviceniveauet over for offentligheden ved at sikre, at det rigtige personale er til rådighed på det rigtige tidspunkt og på det rigtige sted. Andre kommende funktioner, som f.eks. mobilisering af nærmeste betjent, udvikles sammen med Shropshire for at give dem mulighed for yderligere at øge den operationelle effektivitet og kvalitet.
Erfaringer, der er gjort
Edwards reflekterede også over de vigtigste erfaringer, når man leder efter og finder en leverandør af software til tilgængelighed og vagtplanlægning. "[Jeg anbefaler andre brand- og redningstjenester] ikke at lægge sig fast på et bestemt sæt krav og forsøge at finde det bedste match." Edwards sagde: "[I stedet] skal du være åben over for tanken om at finde en partner, der passer godt til dig, og som vil hjælpe dig med at nå dit mål og omfavne Agile."
"Erfaringerne [med at arbejde med FireServiceRota] har været forfriskende", sagde Sally. "Jeg er imponeret over deres åbenhed, vilje til at arbejde sammen, og at [forholdet] ikke bare er en kontraktlig ordning, men et partnerskab baseret på tillid."Rod Hammerton, Chief Fire Officer i Shropshire Fire and Rescue Service, tilføjede: "Frem for alt var vi dog imponeret over den måde, FireServiceRota arbejdede sammen med os på. De lyttede til alt, hvad vi havde at sige, og tilpassede derefter systemet, så det passede præcis til vores behov. Det var en meget positiv oplevelse."
