Støtte til brand- og redningspersonale, der arbejder frivilligt i test- og vaccinationscentre, og redde planlæggernes fornuft i processen
Vi har testene. Vi har vacciner. Men har vi folk til at administrere dem? Sundhedstjenester over hele verden er nødt til at mobilisere alle de ressourcer og al den støtte, de kan få. I et forsøg på at skaffe ressourcer til test- og vaccinationscentre har de bedt brand- og redningstjenester om hjælp.
Med succes. Mange tusinde brandmænd er klar, villige og i stand til at yde den støtte, der er desperat brug for. I nogle brand- og redningstjenester har mellem 20 og 30 % af brandmændene meldt sig frivilligt til at støtte test- og vaccinationsindsatsen.
Med brand- og redningspersonale, der spiller deres rolle, ønskede FireServiceRota at tjene dem, der tjener.
At undlade at planlægge er at planlægge at fejle
.
Hvordan planlægger man effektivt en så stor gruppe af frivillige med forskellige færdigheder og egenskaber på så kort tid? Med timelønninger på mellem 15 og 25 pund, hvordan fordeler I så vagterne retfærdigt? Prioriterer I personale, hvis job er særligt påvirket af COVID? Hvordan sikrer du, at apparatets tilgængelighed ikke påvirkes negativt? I så stort et omfang, hvordan håndterer du så kommunikationen, når du inviterer frivillige til at arbejde på en vagt, fordeler vagterne, holder overblik over, hvem der arbejder hvor og hvornår, og strømliner betalingsprocessen?
Før i tiden tog planlæggerne deres telefoner og begyndte at ringe til de frivillige, der var til rådighed. De ville forhøre sig om tilgængeligheden og bekræfte tildelingen af et skift på test/vaccinationsstedet. I den virkelige verden kan der være brug for flere forsøg og opfølgninger, hvilket let løber op i 5 minutters indsats pr. besætningsmedlem.
Anvend dette på en pulje på hundredvis af brandmænd i en typisk brand- og redningstjeneste, hvor der skal fordeles mange snesevis af vagter hver uge, og den involverede planlægningsindsats varierer fra snesevis til hundredvis af arbejdstimer hver uge. Og for at gøre ondt værre lander dette arbejde typisk på skuldrene af frontlinjepersonale, der allerede er under pres på grund af pandemien. Der er blevet nævnt tal på op til 80 arbejdstimer om ugen. Vi må da kunne bruge deres tid mere effektivt ...
Bekæmpelse af COVID med en push-meddelelse ad gangen
Det er her, FireServiceRota kommer ind i billedet. Flere nøglefunktioner bidrager til den ideelle løsning til at styre tildelingen af frivillige til vagter:
- Spor besætningens færdigheder og egenskaber, der er relevante for test- og vaccinationsstederne. Skelne mellem de steder, hvor besætningen kan arbejde, og de roller, de kan udføre.
- Opretholdelse af "business as usual" -driftstilgængeligheden for at sikre, at minimumsbemanding og færdighedsniveauer er opfyldt. Mens vi bekæmper virussen, må vi ikke glemme at bekæmpe brandene.
- Strømlin vagtanmodningen og tildelingsprocessen. Denne proces viser tilgængelige kandidater, filtrerer dem ud fra de færdigheder, der kræves til hver vagt, tillader valg baseret på retfærdighed, inviterer personalet til at svare via automatiserede e-mails og push-meddelelser, registrerer deres svar og tildeler vagten retfærdigt til bekræftede kandidater. Hele processen er automatiseret, og både planlæggere og frivillige ved præcis, hvem der arbejder hvor og hvornår. Lønrapporter trækkes fra systemet for at lette en nøjagtig og hurtig betalingsproces.
Indtil videre har FireServiceRota hjulpet brand- og redningstjenester med at håndtere over 4.000 anmodninger og tildele langt over 50.000 timers indsættelse. Mange hundrede timer med telefonopkald (og at skulle tage dem igen) er blevet forhindret. Eller som en af de planlæggere, der var involveret i processen, beskriver det:
Brugervenligheden, den hurtige opsætning og de allerede indbyggede funktioner i FireServiceRota gjorde det muligt for os at levere de førnævnte tjenester gratis som vores måde at støtte pandemiindsatsen på. Vil du gerne vide mere? Kontakt os på [email protected].
