En effektiv vagtplan for brandstationer skal sikre, at det rigtige antal medarbejdere med de rigtige færdigheder er til rådighed på alle tidspunkter. Mange brandstationer i tætbefolkede områder eller højrisikoområder er normalt afhængige af Wholetime Duty System (WDS), nogle gange suppleret med Retained Duty System (RDS), for at kunne levere et højt serviceniveau til offentligheden. Koordineringen af vagter for de heltidsansatte brandmænd er en stor udfordring. Den skal være omkostningseffektiv, give tilstrækkelig dækning på alle tidspunkter og samtidig garantere en god balance mellem arbejde og privatliv for brandmændene. Tidligere var meget strenge og tidskrævende vagtplaner, såsom 3-holdsskift (Metropolitan), 2/2/4 og 5-holdsskift, normen.
Disse systemer er beregnet til at give optimal dækning, men de har en tendens til at miste kontrollen over bemandingsniveauet og er langt fra familievenlige, fordi nogle af dem kræver flere vagter og giver færre friweekender. I denne artikel vil vi fokusere på standardtjenestesystemet 2/2/4, som er et udbredt system, der passer til de generelle behov i heltidsbrandvæsenet. Dette system kræver, at heltidsbrandmænd arbejder to dage, to nætter og derefter får fire fridage.
De to store udfordringer
En standard 2/2/4-vagt kræver normalt, at brandvæsenet ansætter mere personale end strengt nødvendigt for at sikre, at udstyret holder sig på eller over minimumsniveauet. Det er resultatet af at tage højde for ferie, uddannelse, sygdom og andre former for uplanlagt fravær. Den anden store udfordring ved det traditionelle 2/2/4-system er, at det er ineffektivt at afbalancere personalemangel ved at bytte vagter mellem personalet. Disse ændringer sker normalt med et øjebliks varsel, hvilket gør dem svære at holde styr på og påvirker personalets privatliv.
Løsningen på disse problemer er at gøre systemet mere fleksibelt. Men at tilføje fleksibilitet til standard 2/2/4-systemet skaber nogle nye udfordringer, som skal løses, hvis det skal fungere ordentligt.
Reducer omkostningerne, forbedr produktiviteten, øg personalets velfærd
Med regeringens stigende pres for at reducere omkostningerne står brand- og redningstjenester over for en skræmmende opgave. Men behovet for at finde en passende og omkostningseffektiv løsning har et svar i dynamisk planlægningssoftware. Et fleksibelt 2/2/4-system optimerer ressourcerne for at holde personalet tilgængeligt og klar til beredskab uden at skulle betale overarbejde og forhindre, at bemandingen falder til under det optimale niveau. Der er forskellige måder at gøre systemet mere fleksibelt og modstandsdygtigt på:
- Det giver besætningsmedlemmerne mulighed for at starte og gennemføre en anmodning om vagtbytte og godkendelsesworkflow uden behov for indgriben fra planlæggeren. Systemet sporer alle ændringer og garanterer, at det optimale bemandingsniveau opretholdes.
- Hvis en station er underbemandet, kan planlæggerne hurtigt og nemt identificere personale, der er over det optimale bemandingsniveau på de omkringliggende stationer. Der understøttes også et fall-back-scenarie: at styre tilgængeligheden af et eller nogle få udrykningshold i hele amtet og kalde dem ind, når/hvis det er nødvendigt. På den måde undgår man at påvirke fritidspersonalets privatliv ved at tilkalde dem med et øjebliks varsel, og man undgår overarbejde ved at bruge personale, der allerede er på arbejde.
Uanset om du bytter en vagt eller tildeler ekstra personale, vil systemet altid forsøge at favorisere det personale, der stadig skylder det højeste antal timer/vagter. Disse små, men vigtige ændringer i 2/2/4-systemet kan give en mere familievenlig vagtplan og et løft i personalets moral, da de lettere kan bytte vagter og få en bedre balance mellem arbejde og privatliv. Desuden giver tilføjelsen af vagter med og uden vagtplan organisationen mulighed for at forudse, forberede sig på, reagere på og tilpasse sig vagtplanændringer uden at tage pumperne ud af drift.
Få kontrollen tilbage
FireServiceRota understøtter fuldt ud det fleksible 2/2/4-system og giver en integreret løsning til at styre heltids- og fastansat personale i et enkelt system. Det giver lederne et realtids- og fremtidsoverblik over bemandingsniveauet og de tilgængelige kompetencer.
