Med faldende ressourcer og stigende specialisering, hvordan sikrer brand- og redningstjenester så tilgængeligheden af tilstrækkeligt kvalificerede FDS-medarbejdere (Flexible Duty System)? Og hvordan opnår de det uden at øge afhængigheden af vagtplanlæggere, der opdaterer regneark 24/7 for at tage højde for dynamiske ændringer i tilgængeligheden?
Opretholdelse af nødvendig dækning
En effektiv vagtplan for FDS-medarbejdere skal sikre, at det rigtige antal medarbejdere med de rigtige færdigheder er til rådighed på alle tidspunkter. Den skal være tilgængelig i realtid og give tilstrækkelige ressourcer til enhver tid, samtidig med at den skal kunne give mulighed for dynamiske ændringer fra slutbrugerens side. De specialiserede roller, som FDS-medarbejdere varetager, vokser fortsat: rådgivere i miljøbeskyttelse af farlige materialer (HMEPA'er), brandundersøgelsesmedarbejdere, taktiske rådgivere, forbindelsesofficerer ved hændelser, familieforbindelsesofficerer, brandsikkerhedsofficerer - listen udvides hele tiden. Derfor er udfordringen for planlægningslederne ikke bare at opretholde et minimumsantal, men det mere komplekse spørgsmål om at styre de specialiserede færdigheder for at give passende dækning.
Den traditionelle løsning på dette problem for mange brand- og redningstjenester er enkle eller i stigende grad ikke så enkle regneark. Disse systemer vil sandsynligvis kræve tidskrævende administratorindgreb og kommunikation via e-mail eller telefonopkald for at bekræfte ændringer. For dynamiske ændringer, der kan ske 24/7, er dette langt fra ideelt. Det er rimeligt enkelt at identificere antallet af medarbejdere i et regneark, men det er sværere at finde mangler i specifikke færdigheder, og det giver mulighed for menneskelige fejl. Dette planlægningsarbejde og denne tilpasning øger omkostningerne for tjenesten i form af personaletimer og reducerer fleksibiliteten for slutbrugeren.
Reducer indgriben fra planlæggeren, øg fleksibiliteten
Med regeringens stigende pres for at reducere omkostningerne står brand- og redningstjenester over for en skræmmende opgave, især når man tænker på, at størstedelen af udgifterne går til personalelønninger. Der skal stadig leveres service, men med færre ressourcer, men behovet for at finde en passende og omkostningseffektiv løsning kan findes i dynamisk planlægningssoftware. Svaret på dette er at tilføje fleksibilitet og automatisering til systemet, så der kan foretages øjeblikkelige ændringer i realtid uden indgriben fra en tilsynsførende, men stadig sikre antallet af betjente og tilgængeligheden af færdigheder.
Der er forskellige måder at gøre systemet mere fleksibelt og modstandsdygtigt på:
- Det giver betjentene mulighed for at iværksætte og gennemføre dynamiske ændringer i tilgængeligheden uden behov for indgriben fra planlæggeren. Systemet sporer alle ændringer, hvilket giver et revisionsspor for supervisorer og garanterer, at der opretholdes tilstrækkelige bemandingsniveauer.
- I tilfælde, hvor antallet af betjente ikke er tilstrækkeligt, kan en betjent eller leder informeres om overtrædelsen og få mulighed for at anmode om at bytte vagt med andre kvalificerede betjente.
- Når man planlægger mindre dynamiske ændringer, kan automatiserede systemer stadig bruges til at lette vagtbytte med andre betjente.
- Vagtbytte kan kun rettes mod de betjente, der har de relevante færdigheder, og man undgår at oprette back-to-back-vagter. Det forhindrer unødvendige e-mailanmodninger til andre.
Disse små, men betydningsfulde ændringer i officerernes rådighedssystem kan give identificerbare effektivitetsgevinster og en mere familievenlig tidsplan, der øger medarbejdernes moral, da de lettere kan bytte vagter og få en bedre balance mellem arbejde og privatliv.
Få kontrollen tilbage
FireServiceRota understøtter fuldt ud den fleksible og automatiserede planlægning af FDS-betjente og giver brand- og redningstjenester et realtids- og fremtidsoverblik over betjentenes niveau og opretholder specialkompetencer. Derudover kan FireServiceRota også tage højde for vagtplanlægning og planlægning af heltidsbrandmænd for at give et tilgængelighedssystem på serviceniveau, der giver et holistisk overblik over og sikkerhed for ressourcetilgængelighed.
Mange beredskaber har allerede med succes erstattet deres Excel-planlægningsark med FireServiceRota. Det giver passende revision, effektivitet og understøtter fleksible planlægningsprocesser. Kontakt os for at finde ud af, hvordan FireServiceRota kan understøtte din tjeneste.
