Brand- og redningstjenester står over for et stigende pres med hensyn til økonomiske og operationelle resultater. Komplekse bemandingsmodeller baseret på nærhed, færdigheder og roller arbejder hen imod en hurtigere respons og et højere serviceniveau. Men det kræver grundig planlægning at finde den rette blanding af personale, der sikrer, at der er ressourcer til rådighed på alle stationer, uden at det går ud over brandvæsenets finansielle stabilitet.
Samtidig fortjener brandmændenes engagement i tjenesten, uanset om det er i rollen som heltidsansat eller fastansat brandmand, eller en blanding af begge, en ordentlig og retfærdig kompensation. Det er blevet stadig sværere at holde styr på træning, deltagelse i hændelser og andre ikke-operationelle aktiviteter, fordi disse aktiviteter i de fleste tjenester medregnes forskelligt i kompensationen.
Komplekse processer fører til mangelfuldt output
Mange stationsledere kæmper med at bestemme det nøjagtige antal timer, som hver enkelt medarbejder bruger på alle deres forskellige aktiviteter. Komplekse ændrede arbejdsopgaver, som f.eks. afløsertjeneste eller vagtbytte, gør det nemt at miste overblikket over arbejdstimerne, hvilket kan give både ledere og brandmænd hovedbrud. Ud over at holde styr på tilgængelighed og vagter er der også den udfordring, at der skal tages højde for beredskabsaktiviteter.
Det virker måske ikke så svært at registrere fremmøde. Men at forsøge at indtaste respons i lønsystemet er udsat for menneskelige fejl, da responstider kan påvirkes af brandmandens placering på det pågældende tidspunkt (hvilket også påvirker forstyrrelsesgebyrer), eller afrundingsregler kan blive overset. For ledere kan det tage op til 8 timer om dagen at jage disse oplysninger og indtaste dem i et lønsystem.
Desuden kan det være svært at interagere med systemet, da hver aktivitet kan have en anden kode, hvilket betyder, at denne information skal "oversættes" til systemets "sprog" for at få det ønskede output.
Fireservicerotas lønmotor forenkler det hele
FireServiceRota har udviklet en stærk integration, der gør det muligt for stationsledere at eksportere alle relevante oplysninger til deres lønsystem, uanset hvor komplekse lønreglerne måtte være. Det hele starter med at definere, hvilke aktiviteter, der allerede registreres i Resource Management System FireServiceRota, der tages i betragtning ved aflønning. Udrykninger eller fremmøde til hændelser, træningstimer, opsøgende aktiviteter i lokalsamfundet og alt derimellem tages i betragtning og konfigureres i samarbejde med stations- og driftsledere. FireServiceRotahændelses- og aktivitetsrapporter indeholder allerede værdifulde og nødvendige oplysninger om hvert medlems individuelle præstation og den tid, de har brugt på deres arbejde.
Ledere kan gennemgå, ændre og sende rapporter om arbejdstimer og under hvilket koncept til godkendelse hos overordnede, som kan ændre, afvise eller acceptere dem. Når rapporterne er godkendt, er de klar til at blive behandlet. FireServiceRotaPayroll Engine gør resten. Den indtaster det udførte arbejde og behandler data for at matche hver aktivitet med den tilsvarende kode og afgøre, om den er berettiget til betaling. Den tager højde for helligdage, træningssessioner, ekstra vagter, overarbejde, hændelsesrelaterede betalinger og alle andre relevante aktiviteter og deres periodiseringsfaktor i forhold til kompensation.
Eksport til din lønsoftware
Outputtet fra lønmotoren er en brugerdefineret fil, der er designet til brandvæsenets særlige lønsystem. Operative ledere definerer sammen med økonomirepræsentanter de eksporterede filers felter, format og hyppighed. Derefter giver et simpelt input af filen i det tilsvarende lønsystem nøjagtige kompensationer til hvert medlem af tjenesten. Systemet advarer på forhånd, hvis der er rapporter, der mangler godkendelse før eksporten, for at sikre, at lederne ikke går glip af oplysninger. Selv hvis de gør, kan ændringer foretages på et senere tidspunkt af autoriseret personale, og systemet kan identificere ændringer for at oprette en supplerende eksportfil.
Konklusion
FireServiceRota er en nøglefunktion, der gør det muligt for brand- og redningstjenester at optimere de økonomiske ressourcer og administrere fastansatte og timelønnede brandmænd i et enkelt system og samtidig hjælpe tjenesten med at give alle brandmænd en præcis og retfærdig kompensation for deres indsats. Det reducerer arbejdsbyrden for lederne og giver vigtig indsigt, der muliggør en bedre ressourcestyring og forbedrer serviceniveauet. Vi anerkender, at alle brandvæsener er forskellige, så hvis du har spørgsmål til, hvordan FireServiceRota kan hjælpe dig, er du velkommen til at kontakte os på [email protected]
