Brand- og redningstjenester i hele Storbritannien administrerer forskellige interne politikker med det fælles mål at opnå klarhed, måling og ansvarlighed for at fremme effektivitet og et mere ensartet og kontrolleret arbejdsmiljø.
Men i forsøget på at bevare kontrollen over alle aspekter af organisationen - fra indkøb til ressourcetilgængelighed og lønadministration - kan tjenesterne nogle gange have en tendens til at overkomplicere processerne.
Yves Morieux, direktør for Boston Consulting Groups Institute for Organization, forklarede i sin TED Talk "How Too Many Rules at Work Keep You from Getting Things Done" i London i 2015, at "vi er mere opmærksomme på at vide, hvem vi skal give skylden, hvis vi fejler, end på at skabe forudsætningerne for at få succes."
Det gælder især i forhold til, i hvor høj grad tjenesterne stoler på deres medarbejdere. Der findes mange interessante eksempler i brand- og redningstjenesten, som adskiller sig fra hinanden med hensyn til dette emne. Bare for at nævne nogle få:
- Stationsledere kan udfylde og godkende aktivitets- eller hændelsesrapporter, hvilket påvirker betalingerne. Selv hvis de deltager i den samme rapport. Et vigtigt opmærksomhedspunkt er dog at sikre, at alle lokale ledere anvender de samme (løn)standarder, fordi en forskellig fortolkning af reglerne kan forårsage uoverensstemmelser og inkonsekvenser.
- Når myndighederne sætter en maksimal grænse for, hvor meget en medarbejder kan kræve, f.eks. hvor meget tøj hver brandmand kan erstatte hvert år, bliver det et mål at bruge det fuldt ud.
- Hvis en leder vil bestille et par nye sokker, skal de have en kontrasignatur, men de kan godkende deres egne lønkrav.
- Nogle gange kræves der 4 øjne til at godkende hver eneste booking, og det går ud over hele besætningen på grund af den strengere kontrol.
Disse eksempler viser, hvor forskellige reglerne er, og at en overflod af regler ikke altid er praktisk og nogle gange modvirker effektivt arbejde.
Kontrollens paradoks
I løbet af de sidste mange år har der været et stigende pres på effektivitet og omkostningsbesparelser. For mange brand- og redningstjenester har det betydet, at der er indført strengere regler for udgifter.
Men kontrol kan være paradoksal, for hvis man vil have en produktiv organisation, kan man enten fortælle folk, hvad de skal gøre, eller hvordan de skal gøre det. Men ikke begge dele.
Ved at håndhæve regler og forordninger forsøger tjenester at køre effektivt, men hvis der er for mange - eller den forkerte type - regler på plads, kan medarbejderne føle sig begrænsede og dræbe produktiviteten. Samtidig kan den forkerte type regler også sænke moralen eller skabe gnidninger. Medarbejderne kan opleve, at deres ledere ikke stoler på, at de bruger deres bedste dømmekraft, hvilket kan føre til en følelse af frustration og magtesløshed.
Autonomi fører til effektivitet
At tilføje en masse regler og papirarbejde til en proces vil kun gøre den langsommere. En overflod af regler og processer er en nøglefaktor, der afholder brand- og redningstjenester fra at strømline rapportering, indkøb eller lønaktiviteter og håndhæver (nogle gange) unødvendige trin, der kan forårsage friktion og ineffektivitet.
Autonomi er menneskers behov for at opleve, at de har valgmuligheder, at det, de gør, er deres egen vilje, og at de er kilden til deres egne handlinger.
Men der er meget mere i det. Autonomi handler mere om ejerskab, ansvarlighed og en følelse af at have kontrol over, hvordan vi bruger vores tid. I en bredere sammenhæng skaber autonomi en følelse af empowerment.
Mellem familiens behov, arbejde og andre personlige forpligtelser fungerer strenge forventninger ikke for alle, og når de er for stive, kan det have en negativ indvirkning på selvstændigheden. På den anden side, når målene og forventningerne er klare, kan fleksibilitet være en fordel for både enkeltpersoner og tjenester.
Autonomi vil sandsynligvis føre til bedre produktivitet. Når ledelsen træffer beslutninger om, hvordan tingene skal holdes under kontrol, bør de altid tænke på effekten på brandmændenes autonomi.
Empowerment fører til ansvarlighed
Empowerment betyder pr. definition at give magt, eller i ledelsens tilfælde at give slip på magten til en anden. Det er ledernes ansvar at afgøre, hvordan magten ser ud , og hvor meget der skal gives, og for at holde medarbejderne ansvarlige skal der være en ramme, der fastlægger roller, ansvar og forventninger.
Der skal også være en vision, en retning og støtte til at sikre, at medarbejderne har, hvad de skal bruge for at få succes. De skal værdsættes som vigtige bidragsydere og se, hvilken betydning deres arbejde og deres beslutninger har.
Brand- og redningstjenester, der har et pålideligt ansvarlighedssystem på plads og har et højt niveau af personlig ansvarlighed blandt sine medarbejdere, vil også have en kultur af empowerment, hvor disse personer vil føle, at de har fuld kontrol over deres stations økonomiske resultater.
At opnå en høj grad af bemyndigelse gennem ansvarlighed er hjørnestenen i en tilpasningsdygtig og effektiv organisation. Det er også grundlaget for højtydende teams, der føler sig i kontrol og er motiverede for at forbedre resultaterne.
Tillid, autonomi og empowerment er tre kendetegn ved højtydende teams. For at matche kravene i det nuværende landskab for brand- og redningstjenester kan disse være nøglen til at opnå besparelser og gladere, mere engagerede medarbejdere, tror du ikke?
